Compañeros comparto con ustedes un tema muy esencial para la carrera que empezamos a desarrollar, soportes contables.
Soportes contables.
Los soportes contables son los documentos que sirven de base
para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se
debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran
en original tantas copias como las necesidades de la empresa.
Pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables
deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por
ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y
títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y
sus principales características.
Los principales soportes contables:
·
Recibo de caja.
·
Recibo de consignación bancaria
·
Comprobante de depósito y retiro de cuentas de
ahorro.
·
Factura de compra venta.
·
Cheque.
·
Comprobante de pago.
·
Letra de Cambio.
·
Pagaré.
·
Nota débito.
·
Nota crédito.
·
Recibo de caja menor.
·
Nota de contabilidad.
·
Comprobante diario de contabilidad.
·
Orden de compra.
Recibo de caja.
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual
constan los ingresos en efectivo recaudos por la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta
de caja crédito de un acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Recibo de consignación bancaria.
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran
a sus clientes para que diligencien al consignar. El original queda en el banco
y una copia en el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora,
sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo
y cheque de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.
Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros:
La corporación de ahorro y crédito han diseñado unos
formatos que suministran a sus clientes, libretas, para que sean diligenciados
al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos
opciones para elegir una sola; depósito en efectivo o cheques de bancos locales
y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del
cliente.
Factura de compra venta:
La factura comercial es un soporte contable que contiene
además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción
de los artículos comprados o vendidos,
los fletes o impuestos que se causen y las condiciones de pago.
El original se le entrega al cliente y se elaboran dos
copias, una para archivos consecutivos y otra para anexar al comprobante diario
de la contabilidad.
La factura se debe de expedir con los siguientes requisitos:
·
Esta denominada expresamente como la factura de
venta.
·
Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
·
Nombre o razón social y NIT del impresor de la
factura. (preimpreso).
·
Indicar la calidad de retenedor del impuesto
sobre las ventas.
Chequé:
Es un título valor por medio del cual una persona llamada
“girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma de
dinero a la orden de un tercero llamada “beneficio”.
Comprobante de pago:
Llamado
también orden de pago de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque. Generalmente, es una empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo.
Para mayor
control en el comprobante de pago queda
copia del chequé, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
Letra de cambio:
Este
documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da
una personal llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden a al portador, cierta suma de
dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el
comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y
ventas a crédito. El vendedor hace firmar letra de cambio a sus clientes y
denominan leras cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se
llaman letras por pagar.
Pagaré:
Es un
título valor mediante al cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Nota debito:
Es un
comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación o por mora en el
pago de sus obligaciones.
Nota crédito:
Cuando la
empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías,
para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el
cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
Recibo de caja menor:
El recibo
de caja menor es un soporte de los
gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieran al
giro de un chequé, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
Nota de contabilidad:
Es el
documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen
un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y
cierre.
Comprobante diario de contabilidad:
Es un
documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y
en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se
le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Orden de compra:
Es un
documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica
cantidad, precio y condiciones de pago, entre otras cosas, El documento
original es para el vendedor e implica que debe
preparar el pedido.
Estructura de soportes contables.
Soportes contables internos y externos.
Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa.
- · Facturas de compra.· Recibos de pagos efectuados.· Recibo de caja.· Recibo de caja menor· Recibo de egresos· Nota crédito.· Nota debito· Nota de contabilidad.
Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a
terceros o circular en la misma empresa.
·
Facturas
de venta.
·
Recibos
por cobranzas.
·
Presupuestos.
·
Vales.
·
Consignación
bancaria.
·
Notas
créditos, notas débitos por los bancos.
·
Pagaré.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los
instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un
registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes.
